Les demandes arrivent par e-mail
Quelqu’un demande quelque chose, quelqu’un d’autre l’approuve en répondant, et la seule trace du pourquoi dort dans une boîte mail.
Achats
De l’achat au paiement, la paperasse déjà faite
De la demande au bon de commande, à la réception puis à la facture fournisseur — une seule chaîne, un seul catalogue et les approbations que votre finance réclame déjà.
Neuf outils · Rapprochement à trois voies · Partage son catalogue avec Stocks et Production
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Avant Caspian ERP
Acheter est rapide ; prouver ce que vous avez acheté ne l’est pas
La commande est facile. Rapprocher la commande, la livraison et la facture trois semaines plus tard, c’est là que se niche le coût.
Personne n’arrive à rapprocher trois documents
La commande dit une quantité, le bon de livraison une autre, la facture une troisième. Les rapprocher est manuel, lent, et c’est là que l’argent fuit en silence.
La performance fournisseur est anecdotique
Tout le monde sait quel fournisseur est en retard. Personne ne peut le démontrer lors de la revue de contrat, et le même est reconduit.
Ce qu’il fait
Toute la chaîne, reliée de bout en bout
Chaque document naît du précédent : les chiffres ne peuvent pas diverger.
Des demandes avec un vrai circuit d’approbation
Le besoin est exprimé là où il naît, approuvé par la bonne personne, et emporte sa justification avec lui.
- Ouverte par le service qui a besoin de l’article
- Routée pour approbation selon vos propres seuils
- Convertie en bon de commande sans ressaisie
- Le motif de l’achat reste attaché
Des commandes suivies jusqu’à la réception
Des commandes émises sur des demandes approuvées et suivies jusqu’à la livraison.
- Émise à un fournisseur du registre, avec les conditions convenues
- Des lignes tirées du catalogue partagé
- Statut visible du brouillon à la réception complète
- Les livraisons partielles sont gérées, pas bricolées
Réceptions et rapprochement à trois voies
Ce qui est arrivé, confronté à ce qui a été commandé et à ce qui a été facturé.
- Des réceptions enregistrées à l’entrepôt, sur la commande
- Quantités et écarts saisis à la barrière
- Le stock est mis à jour par la même action
- La facture rapprochée de la commande et de la réception avant paiement
Fournisseurs, contrats et fiches de performance
Un registre fournisseurs qui porte la relation commerciale, pas juste un nom et une adresse.
- Un registre fournisseurs avec contacts, conditions et documents
- Des contrats avec dates, montants et visibilité des renouvellements
- Des fiches bâties sur l’historique de livraison et de qualité
- Une performance que vous pouvez montrer en revue, pas seulement affirmer
Un personnel sous-traitant tenu à votre standard
Les personnes qu’un fournisseur envoie sur site sont suivies selon les mêmes règles de compétence que vos propres salariés.
- Le personnel sous-traitant enregistré sur son fournisseur
- Certificats et validités suivis comme pour un salarié
- Visible dans les mêmes contrôles de compétence avant mobilisation
- Aucun angle mort parce que quelqu’un est sur une autre paie
Un seul catalogue pour toute la plateforme
L’article que vous achetez est celui que vous stockez, consommez et facturez.
- Une seule fiche catalogue partagée entre modules
- Article d’achat, ligne de stock, composant de nomenclature et ligne de facture concordent
- Aucune table de correspondance entre achats et stocks
- Une analyse des dépenses qui a du sens, parce que les codes sont cohérents
De la demande au paiement, sans ressaisie
Chaque étape crée la suivante, et le rapprochement à trois voies se fait parce que les documents se référencent déjà.
Demande d’achat
Approuvé
Bon de commande
Réception
Facture fournisseur
Paiement
Chaque outil du module
Neuf outils de l’achat au paiement
Toute la chaîne, plus la relation fournisseur autour.
Demandes d’achat
Des demandes d’achat internes avec justification et approbation, ouvertes par le service demandeur.
Bons de commande
Des commandes émises aux fournisseurs sur demandes approuvées, suivies du brouillon à la réception complète.
Fournisseurs
Le registre fournisseurs — contacts, conditions, documents et l’histoire de la relation.
Personnel
Le personnel fourni par les sous-traitants, suivi selon les mêmes règles de compétence et de certificats que les salariés.
Articles
Le catalogue partagé qu’utilisent également achats, stocks, production et finance.
Contrats
Des contrats fournisseurs avec montants, dates et visibilité des renouvellements, pour que rien ne se reconduise sans qu’on le voie.
Réceptions
Ce qui est réellement arrivé, enregistré sur la commande — et la même action qui bouge le stock.
Factures fournisseurs
Des factures fournisseurs rapprochées du bon de commande et de la réception avant paiement.
Fiches de performance fournisseurs
Performance de livraison et de qualité par fournisseur, bâtie sur des enregistrements et non des souvenirs.
Intégré, pas rapporté
Là où la chaîne rejoint les autres modules
Les achats sont le point d’entrée de l’argent, des matières et des personnes dans l’exploitation.
Le stock bouge à la réception
Enregistrer la réception, c’est ce qui met l’article en entrepôt — il n’y a pas de seconde saisie pour garder le stock exact.
Les factures deviennent des dettes fournisseurs
Une facture fournisseur rapprochée entre au grand livre avec son compte et son traitement fiscal, prête à payer.
Les sous-traitants dans la matrice
Le personnel fournisseur est contrôlé en compétence exactement comme les salariés : une équipe sous-traitante ne peut pas arriver sans certificats.
Qui y travaille
Pour tous ceux qui touchent à un achat
De celui qui en a besoin à celui qui le paie.
Acheteur
Transforme les demandes approuvées en commandes, relance les livraisons et a la performance fournisseur sous la main pour la prochaine revue.
Magasinier
Enregistre ce qui est réellement arrivé à la barrière — et par la même action met à jour le stock et permet le rapprochement.
Contrôleur de gestion
Paie sur un rapprochement à trois voies plutôt que sur un PDF et un espoir, et peut remonter toute dépense jusqu’à sa demande.
À vous de le façonner
Configurez les achats selon votre culture d’approbation
Les seuils d’approbation relèvent de la politique interne, pas d’une limite du produit.
- Fixez les seuils d’approbation et qui signe à chaque niveau
- Décidez si les commandes exigent une réception rapprochée avant facturation
- Structurez le catalogue avec vos propres catégories et codes
- Choisissez quels services peuvent créer des demandes et lesquels peuvent émettre des commandes
- Suivez le personnel sous-traitant sur les mêmes modules de formation qu’en interne
Achats · Paramètres
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Approbation de demande | 2 niveaux |
| Rapprochement à trois voies | Requis |
| Numérotation des commandes | PO-##### |
| Fiches de performance fournisseurs | Trimestrielle |
| Compétence des sous-traitants | Comme les salariés |
Les questions sur les Achats qu’on nous pose
Une réception met-elle à jour le stock automatiquement ?
Oui. La réception est le mouvement de stock — achats et stocks partagent le même catalogue et les mêmes enregistrements : ni seconde saisie, ni rapprochement entre les deux.
Peut-on imposer le rapprochement des factures avant paiement ?
Oui. Le rapprochement à trois voies entre commande, réception et facture est une exigence configurable. Votre administrateur en décide la sévérité.
En quoi le personnel sous-traitant diffère-t-il des salariés ?
Ils appartiennent à un fournisseur et non à votre paie, d’où leur enregistrement dans Achats. Tout le reste est identique : certificats, dates de validité et contrôles de compétence avant d’être admis sur un chantier.
D’où viennent les fiches de performance fournisseurs ?
De l’historique de livraison et de qualité déjà enregistré sur les commandes et réceptions de ce fournisseur. Ce n’est pas un questionnaire à part que quelqu’un doit remplir.
Pouvons-nous importer notre liste de fournisseurs et notre catalogue ?
Oui, les deux gèrent l’import et l’export CSV. Arrêter vos catégories d’articles avant le premier import évite des reprises, car le catalogue est partagé avec stocks, production et finance.