La matrice est toujours périmée
Une matrice de formation tenue à la main est juste le jour de son émission et dérive dès la fin de la semaine. Personne ne sait quelle case est périmée avant qu’un auditeur la désigne.
Ressources humaines
La fiche du personnel que tout le reste lit
Qui travaille ici, ce que chacun est habilité à faire et quand il est disponible — conservé une fois et vérifié automatiquement par le permis, l’ordre de travail et le plan de déplacement.
Huit outils · Fiches du personnel partagées · Alimente HSEQ, Maintenance et Logistique
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Avant Caspian ERP
La compétence vit dans un tableur auquel personne ne se fie
Sur le terrain, le coût d’un enregistrement de formation périmé n’est pas administratif. C’est une personne sur un poste pour lequel elle n’est plus certifiée.
Les certificats expirent en silence
Une habilitation cordiste ou une aptitude médicale périmée le mois dernier ne s’annonce pas. Elle se révèle quand le superviseur est sur le chantier avec une équipe déjà mobilisée.
Les congés se règlent par messages
Les approbations se font en messagerie, les soldes se discutent de mémoire, et celui qui planifie la rotation du mois prochain n’a aucun endroit où regarder.
Ce qu’il fait
Un seul dossier du personnel, lu par toute la plateforme
Ici, les RH ne sont pas un silo. L’enregistrement qui porte un certificat est celui que le permis vérifie avant d’autoriser une signature.
Des dossiers du personnel qui portent tout le tableau
Chaque salarié a une fiche : département, intitulé de poste, éléments contractuels, documents, contacts d’urgence et historique.
- Départements et intitulés de poste comme champs structurés, pas du texte libre
- Des documents attachés à la personne — contrats, certificats, pièces d’identité
- Des contacts d’urgence là où un superviseur peut vraiment les trouver
- Import et export CSV, pour arriver avec votre liste existante
Des congés avec approbation et un vrai solde
Les demandes sont créées, routées et approuvées au même endroit, et le solde se met à jour tout seul.
- Des demandes avec type, dates et motif, routées pour approbation
- Des soldes calculés plutôt que mémorisés
- Un calendrier d’équipe montrant qui est absent et quand
- Adapté aux rotations : le congé se trouve à côté du planning, pas dans un autre système
Une formation qui produit des preuves
Des modules, des sessions planifiées, des présences enregistrées et des certificats avec date d’expiration.
- Des modules de formation avec période de validité et les postes qui les exigent
- Des sessions avec formateur, lieu, date et liste de participants
- Saisie des présences par QR pour les causeries sécurité et accueils
- Des certificats stockés sur la personne, pas sur un lecteur partagé
Une matrice de compétences qui se tient à jour toute seule
La matrice est une vue des enregistrements sous-jacents : elle est donc à jour par définition.
- Personne contre module de formation, rempli depuis les présences réelles
- Les états expirés et bientôt expirés visibles d’un coup d’œil
- Filtrez par département, poste ou site avant une mobilisation
- Les mêmes données conditionnent permis, ordres de travail et déplacements ailleurs
Du nouvel embauché à une compétence validée
La même chaîne vaut pour un salarié comme pour un sous-traitant arrivé via les Achats.
Dossier du personnel
Intitulé de poste
Modules requis
Session réservée
Présence
Matrice mise à jour
Chaque outil du module
Huit outils, une seule fiche salarié
Tout ce que contient le module RH, et à quoi sert chaque partie.
Personnel
Le registre des salariés — départements, intitulés de poste, éléments contractuels, documents, contacts d’urgence et statut.
Gestion des congés
Demandes, approbations, soldes et calendrier d’équipe, pour que l’absence se planifie au lieu de se découvrir.
Intitulés de poste
Des postes structurés qui portent leurs exigences de formation — changez l’intitulé, les modules requis suivent.
Vue d’ensemble des formations
L’état des compétences dans l’organisation : ce qui est valide, ce qui expire bientôt, ce qui a expiré.
Modules de formation
Le catalogue des cours et accueils, chacun avec sa validité et les postes qui en ont besoin.
Sessions de formation
Les sessions planifiées d’un module — formateur, date, lieu et les personnes inscrites.
Matrice de formation
Personnes et modules dans une grille, construite depuis les présences plutôt que saisie à la main.
Présence
Saisie par QR pour les sessions et causeries — les gens scannent, et la matrice se met à jour sans feuille d’émargement.
Intégré, pas rapporté
La raison pour laquelle la compétence cesse d’être de la paperasse
Un enregistrement de formation qui ne vit que dans les RH est une archive. Celui que d’autres modules lisent est un contrôle.
HSEQ vérifie avant la signature
Permis de travail, plans de levage et évaluations des risques sont signés par des personnes nommées — et ces personnes sont les fiches que tiennent les RH.
La maintenance affecte selon la qualification
Un ordre de travail va à un technicien, et ses certificats et sa compétence en étalonnage figurent dans son dossier.
Les sous-traitants soumis à la même règle
Le personnel fournisseur est suivi avec les mêmes exigences de compétence que les salariés : une équipe sous-traitante n’est pas un angle mort.
Qui y travaille
Conçu pour ceux qui tiennent réellement les registres
Trois métiers très différents, un seul jeu de données.
Coordinateur RH
Tient le registre du personnel, traite les congés, garde les documents à jour et répond à la question d’audit sans une semaine de préparation.
Responsable formation
Planifie les sessions, enregistre les présences par scan QR et surveille la liste des expirations au lieu de reconstruire la matrice chaque mois.
Chef de chantier
Vérifie avant de mobiliser une équipe que chacun est à jour, et voit qui est en congé à la prochaine rotation.
À vous de le façonner
Configurez les RH pour votre organisation
Le module arrive avec des valeurs par défaut sensées, et un administrateur peut en remodeler l’essentiel sans nous contacter.
- Définissez vos départements et intitulés de poste, et la formation exigée par chacun
- Fixez la validité par module de formation, pour que les alertes d’expiration suivent votre standard
- Décidez qui approuve les congés et qui peut voir les données d’un autre département
- Désactivez des outils isolés — une organisation sans programme de formation formel peut masquer la matrice entièrement
- Accordez lecture / création / modification / suppression séparément par outil, pour qu’un coordinateur édite quand un superviseur ne fait que lire
Ressources humaines · Paramètres
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Personnel visible par | Son propre département |
| Approbation des congés | Responsable hiérarchique |
| Alerte d’expiration de certificat | 60 jours |
| Saisie des présences | Code QR |
| Personnel sous-traitant | Inclus dans la matrice |
Les questions sur les RH qu’on nous pose
Pouvons-nous importer notre liste de personnel existante ?
Oui. Le module Personnel gère l’import et l’export CSV : vous pouvez arriver avec le tableur que vous tenez déjà. Les intitulés de poste et départements sont créés comme des enregistrements structurés, il vaut donc la peine de les arrêter avant le premier import.
Les sous-traitants relèvent-ils des RH ou des Achats ?
Le personnel sous-traitant vit dans le module Achats, parce qu’il appartient à un fournisseur et non à votre paie — mais il est suivi avec les mêmes exigences de compétence et apparaît dans les mêmes contrôles. Personne ne devient un angle mort à cause de l’endroit où se trouve son contrat.
Qui peut voir les salaires ou les contrats ?
Seuls les rôles que vous autorisez. Chaque outil porte ses propres droits de lecture / création / modification / suppression, appliqués côté serveur. Un superviseur peut recevoir la matrice de formation sans les documents du personnel.
La matrice de formation se met-elle à jour automatiquement ?
Oui. La matrice est une vue sur les modules, les sessions et les présences, et non un document que quelqu’un entretient. Enregistrez une présence — par scan QR ou à la main — et la case change.
Peut-on demander un congé depuis son téléphone ?
Oui. L’application est responsive et fonctionne dans le navigateur mobile — c’est aussi ainsi que la saisie des présences par QR est prévue sur le terrain.