Anforderungen kommen als E-Mails
Jemand fragt etwas an, jemand anderes genehmigt in der Antwort, und der einzige Beleg für das Warum liegt in einem Postfach.
Beschaffung
Von der Beschaffung zur Zahlung — der Papierkram ist schon erledigt
Von der Anforderung über die Bestellung und den Wareneingang zur Lieferantenrechnung — eine Kette, ein Artikelkatalog und die Freigaben, die Ihre Buchhaltung ohnehin verlangt.
Neun Werkzeuge · Dreiwege-Abgleich · Teilt den Artikelkatalog mit Lager und Fertigung
Beispielhafte Produktansicht mit Musterdaten. Live-Rundgang anfragen.
Vor Caspian ERP
Kaufen geht schnell; zu belegen, was Sie gekauft haben, nicht
Die Bestellung ist einfach. Bestellung, Lieferung und Rechnung drei Wochen später abzugleichen — dort liegen die Kosten.
Niemand bekommt drei Belege zusammen
Die Bestellung nennt eine Menge, der Lieferschein eine andere, die Rechnung eine dritte. Der Abgleich ist manuell, langsam — und dort versickert das Geld.
Lieferantenleistung ist Anekdote
Alle wissen, welcher Lieferant zu spät ist. Niemand kann es beim Vertragsreview zeigen, also wird derselbe wieder verlängert.
Was es leistet
Die ganze Kette, Ende zu Ende verbunden
Jeder Beleg entsteht aus dem vorigen — die Zahlen können nicht auseinanderdriften.
Anforderungen mit echtem Freigabeweg
Bedarf wird dort gemeldet, wo er entsteht, von der richtigen Person genehmigt und trägt seine Begründung weiter.
- Von der Abteilung angelegt, die den Artikel braucht
- Nach Ihren eigenen Grenzen zur Freigabe geleitet
- Ohne Neuerfassung in eine Bestellung überführt
- Der Grund des Kaufs bleibt daran gebunden
Bestellungen, bis zum Wareneingang verfolgt
Bestellungen aus genehmigten Anforderungen, bis zur Lieferung verfolgt.
- An einen Lieferanten aus dem Stamm mit vereinbarten Konditionen erteilt
- Positionen aus dem gemeinsamen Artikelkatalog
- Status vom Entwurf bis zum vollständigen Eingang sichtbar
- Teillieferungen werden behandelt statt verwischt
Wareneingänge und Dreiwege-Abgleich
Was ankam, geprüft gegen das Bestellte und das Berechnete.
- Eingänge werden im Lager gegen die Bestellung erfasst
- Mengen und Abweichungen am Tor erfasst
- Der Bestand im Lager wird durch dieselbe Handlung aktualisiert
- Die Rechnung wird vor der Zahlung gegen Bestellung und Eingang abgeglichen
Lieferanten, Verträge und Bewertungen
Ein Lieferantenstamm, der die Geschäftsbeziehung hält — nicht nur Name und Adresse.
- Lieferantenstamm mit Kontakten, Konditionen und Dokumenten
- Verträge mit Terminen, Werten und sichtbarer Verlängerung
- Bewertungen aus Liefer- und Qualitätshistorie
- Leistung, die Sie im Review zeigen können statt nur zu behaupten
Fremdpersonal nach Ihrem Standard
Die Personen, die ein Lieferant auf die Baustelle schickt, werden nach denselben Qualifikationsregeln geführt wie Ihre Beschäftigten.
- Fremdpersonal wird seinem Lieferanten zugeordnet erfasst
- Nachweise und Gültigkeit werden wie bei Angestellten verfolgt
- In denselben Qualifikationsprüfungen vor der Mobilisierung sichtbar
- Kein blinder Fleck, nur weil jemand auf einer anderen Lohnliste steht
Ein Artikelkatalog für die gesamte Plattform
Der Artikel, den Sie kaufen, ist der Artikel, den Sie lagern, verbrauchen und abrechnen.
- Ein Katalogeintrag, über Module hinweg geteilt
- Beschaffungsposition, Lagerzeile, Stücklistenkomponente und Rechnungszeile stimmen überein
- Keine Zuordnungstabelle zwischen Einkauf und Lager
- Ausgabenanalyse, die etwas aussagt, weil die Codes einheitlich sind
Von der Anforderung zur Zahlung, ohne Neuerfassung
Jeder Schritt erzeugt den nächsten, und der Dreiwege-Abgleich gelingt, weil die Belege einander bereits referenzieren.
Anforderung
Genehmigt
Bestellung
Wareneingang
Lieferantenrechnung
Zahlung
Jedes Werkzeug im Modul
Neun Werkzeuge von der Beschaffung zur Zahlung
Die ganze Kette plus die Lieferantenbeziehung darum herum.
Anforderungen
Interne Bedarfsanforderungen mit Begründung und Freigabe, gestellt von der Abteilung, die den Artikel braucht.
Bestellungen
Bestellungen an Lieferanten aus genehmigten Anforderungen, vom Entwurf bis zum vollständigen Eingang verfolgt.
Lieferanten
Der Lieferantenstamm — Kontakte, Konditionen, Dokumente und die Historie der Beziehung.
Personal
Von Lieferanten gestelltes Fremdpersonal, geführt nach denselben Qualifikations- und Nachweisregeln wie Angestellte.
Artikel
Der gemeinsame Artikelkatalog, den Beschaffung, Lager, Fertigung und Finanzen gleichermaßen nutzen.
Verträge
Lieferantenverträge mit Werten, Terminen und sichtbarer Verlängerung — nichts läuft unbemerkt weiter.
Wareneingänge
Was tatsächlich ankam, gegen die Bestellung erfasst — und dieselbe Handlung, die den Bestand im Lager bewegt.
Lieferantenrechnungen
Lieferantenrechnungen, vor der Zahlung gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen.
Lieferantenbewertungen
Liefer- und Qualitätsleistung je Lieferant, aus Daten statt aus Erinnerung gebaut.
Verzahnt, nicht angeflanscht
Wo die Kette in andere Module übergeht
Die Beschaffung ist der Punkt, an dem Geld, Material und Menschen in den Betrieb kommen.
Der Bestand bewegt sich beim Eingang
Den Wareneingang zu erfassen bringt den Artikel ins Lager — einen zweiten Erfassungsschritt für korrekte Bestände gibt es nicht.
Rechnungen werden zu Verbindlichkeiten
Eine abgeglichene Lieferantenrechnung fließt mit Konto und Steuerlogik ins Hauptbuch und ist zahlungsbereit.
Fremdkräfte in der Matrix
Fremdpersonal wird genau wie Angestellte auf Qualifikation geprüft — eine Fremdmannschaft kann nicht unzertifiziert anrücken.
Wer darin arbeitet
Für alle, die einen Einkauf berühren
Von dem, der es braucht, bis zu dem, der es bezahlt.
Einkäufer
Macht aus genehmigten Anforderungen Bestellungen, hakt bei Lieferungen nach und hat die Lieferantenleistung fürs nächste Review parat.
Lagerverwalter
Erfasst am Tor, was wirklich ankam — und aktualisiert damit den Bestand und ermöglicht den Rechnungsabgleich.
Finanzcontroller
Zahlt gegen den Dreiwege-Abgleich statt gegen ein PDF und Hoffnung — und kann jede Ausgabe bis zur Anforderung zurückverfolgen.
Von Ihnen zu gestalten
Beschaffung an Ihre Freigabekultur anpassen
Genehmigungsgrenzen sind eine Richtlinienentscheidung, keine Produktgrenze.
- Genehmigungsgrenzen und Zeichnungsberechtigte je Stufe festlegen
- Entscheiden, ob Bestellungen vor der Fakturierung einen abgeglichenen Eingang verlangen
- Den Artikelkatalog mit eigenen Kategorien und Codes strukturieren
- Wählen, welche Abteilungen anfordern und welche bestellen dürfen
- Fremdpersonal an denselben Schulungsmodulen führen, die Sie intern nutzen
Beschaffung · Einstellungen
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Anforderungsfreigabe | 2 Stufen |
| Dreiwege-Abgleich | Erforderlich |
| Bestellnummernkreis | PO-##### |
| Lieferantenbewertungen | Quartalsweise |
| Qualifikation von Fremdkräften | Wie bei Angestellten |
Fragen zur Beschaffung, die uns gestellt werden
Aktualisiert ein Wareneingang den Bestand automatisch?
Ja. Der Eingang ist die Bestandsbewegung — Beschaffung und Lager teilen Artikelkatalog und Lagerdaten, es gibt also weder eine zweite Erfassung noch einen Abgleich dazwischen.
Können wir erzwingen, dass Rechnungen vor der Zahlung abgeglichen sind?
Ja. Der Dreiwege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung ist eine konfigurierbare Pflicht. Wie streng sie ist, entscheidet Ihre Administration.
Worin unterscheidet sich Fremdpersonal von Angestellten?
Sie gehören zu einem Lieferanten und nicht zu Ihrer Lohnliste, deshalb werden sie in der Beschaffung geführt. Alles andere ist gleich: Nachweise, Gültigkeiten und Qualifikationsprüfungen vor dem Einsatz.
Woher stammen die Lieferantenbewertungen?
Aus der Liefer- und Qualitätshistorie, die bereits an dessen Bestellungen und Eingängen erfasst ist. Es ist keine separate Umfrage, die jemand ausfüllen muss.
Können wir Lieferantenliste und Artikelkatalog importieren?
Ja, beide unterstützen CSV-Import und -Export. Ihre Artikelkategorien vor dem ersten Import festzulegen erspart Nacharbeit, denn der Katalog wird mit Lager, Fertigung und Finanzen geteilt.