Заявки приходят письмами
Кто-то что-то просит, кто-то другой одобряет в ответном письме, и единственная запись о том, зачем это куплено, живёт в почтовом ящике.
Закупки
От закупки до оплаты, с уже готовыми документами
От заявки к заказу, от приёмки к счёту поставщика — одна цепочка, один каталог и те согласования, которых и так требуют ваши финансы.
Девять инструментов · Трёхстороннее сопоставление · Общий каталог со складом и производством
Иллюстративный вид продукта с демонстрационными данными. Запросить живой обзор.
До Caspian ERP
Купить быстро; доказать, что вы купили, — нет
Заказ — это просто. А сведение заказа, поставки и счёта тремя неделями позже — вот где сидят затраты.
Никто не может свести три документа
Заказ говорит одно количество, накладная другое, счёт третье. Сведение — вручную, медленно, и именно здесь тихо утекают деньги.
Показатели поставщиков держатся на слухах
Все знают, какой поставщик опаздывает. Но никто не может показать это на пересмотре договора, и его продлевают снова.
Что он делает
Вся цепочка, связанная от начала до конца
Каждый документ создаётся из предыдущего, поэтому числа не могут разойтись.
Заявки с настоящим маршрутом согласования
Потребность возникает там, где она есть, утверждается нужным человеком и несёт с собой обоснование.
- Создаётся тем отделом, которому нужна позиция
- Направляется на согласование по вашим порогам
- Превращается в заказ без перебивки
- Причина покупки остаётся прикреплённой к ней
Заказы, отслеживаемые до приёмки
Заказы, выпущенные по утверждённым заявкам и прослеженные до поставки.
- Выпускается поставщику из реестра, с согласованными условиями
- Строки берутся из общего каталога
- Статус виден от черновика до полной приёмки
- Частичные поставки обрабатываются, а не заминаются
Приёмки и трёхстороннее сопоставление
Что пришло — сверено с тем, что заказано и что выставлено в счёте.
- Приёмки фиксируются на складе, против заказа
- Количества и расхождения фиксируются на въезде
- Тем же действием обновляется запас на складе
- Счёт сверяется с заказом и приёмкой до оплаты
Поставщики, договоры и оценочные карты
Один реестр поставщиков, который держит коммерческие отношения, а не только имя и адрес.
- Реестр поставщиков с контактами, условиями и документами
- Договоры с датами, суммами и видимостью продления
- Оценочные карты, построенные по истории поставок и качества
- Показатели, которые можно показать на пересмотре, а не просто заявить
Персонал подрядчика по вашему стандарту
Люди, которых поставщик отправляет на объект, отслеживаются по тем же правилам компетентности, что и ваши сотрудники.
- Персонал подрядчика записывается за своим поставщиком
- Сертификаты и сроки отслеживаются как у сотрудника
- Виден в тех же проверках компетентности перед мобилизацией
- Никаких слепых пятен из-за того, что кто-то в другом штате
Один каталог для всей платформы
Позиция, которую вы покупаете, — та же, что вы храните, потребляете и выставляете в счёте.
- Одна карточка каталога, общая для модулей
- Позиция закупки, складская строка, компонент спецификации и строка счёта совпадают
- Никаких таблиц соответствия между закупками и складом
- Анализ затрат, который что-то значит, потому что коды едины
От заявки до оплаты, без перебивки
Каждый шаг создаёт следующий, а трёхстороннее сопоставление получается само, потому что документы уже ссылаются друг на друга.
Заявка
Согласован
Заказ на закупку
Приёмка товара
Счёт поставщика
Платёж
Каждый инструмент модуля
Девять инструментов от закупки до оплаты
Полная цепочка плюс отношения с поставщиком вокруг неё.
Заявки
Внутренние заявки на закупку с обоснованием и согласованием, создаваемые нуждающимся отделом.
Заказы на закупку
Заказы поставщикам по утверждённым заявкам, отслеживаемые от черновика до полной приёмки.
Поставщики
Реестр поставщиков — контакты, условия, документы и история отношений.
Персонал
Персонал подрядчиков от поставщиков, отслеживаемый по тем же правилам компетентности и сертификатов, что и сотрудники.
Номенклатура
Общий каталог, которым одинаково пользуются закупки, склад, производство и финансы.
Договоры
Договоры с поставщиками с суммами, датами и видимостью продления, чтобы ничто не пролонгировалось незаметно.
Приёмки товаров
То, что действительно пришло, записанное против заказа, — и то же действие, что двигает запас на складе.
Счета поставщиков
Счета поставщиков, сверенные с заказом и приёмкой до того, как дойти до оплаты.
Оценочные карты поставщиков
Показатели поставки и качества по каждому поставщику, построенные по записям, а не по воспоминаниям.
Связано, а не прикручено сбоку
Где цепочка пересекается с другими модулями
Закупки — это точка, где в операцию входят деньги, материалы и люди.
Запас двигается при приёмке
Запись приёмки — это и есть то, что кладёт позицию на склад; второго шага ввода для точности запаса нет.
Счета становятся обязательствами к оплате
Сопоставленный счёт поставщика попадает в книгу со своим счётом и налоговым режимом и готов к оплате.
Подрядчики в матрице
Компетентность персонала поставщика проверяется точно так же, как у сотрудников, поэтому бригада подрядчика не приедет без сертификатов.
Кто здесь работает
Для всех, кто причастен к покупке
От того, кому это нужно, до того, кто за это платит.
Закупщик
Превращает утверждённые заявки в заказы, подгоняет поставку и держит показатели поставщиков наготове к следующему пересмотру.
Кладовщик
Фиксирует, что действительно приехало, и тем же действием обновляет запас и открывает сверку счёта.
Финансовый контролёр
Платит по трёхстороннему сопоставлению, а не по PDF и надежде, и может проследить любую трату до её заявки.
Вам решать, каким ему быть
Настройте закупки под свою культуру согласований
Пороги согласования — это решение политики, а не ограничение продукта.
- Задайте пороги согласования и кто подписывает на каждом уровне
- Решите, требовать ли сопоставленную приёмку до выставления счёта
- Структурируйте каталог своими категориями и кодами
- Выберите, какие отделы могут создавать заявки, а какие — выпускать заказы
- Отслеживайте персонал подрядчиков по тем же учебным модулям, что и внутри
Закупки · Настройки
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Согласование заявки | 2 уровня |
| Трёхстороннее сопоставление | Обязателен |
| Нумерация заказов | PO-##### |
| Оценочные карты поставщиков | Ежеквартально |
| Компетентность подрядчиков | Как у сотрудников |
Вопросы о закупках, которые нам задают
Обновляет ли приёмка запас автоматически?
Да. Приёмка и есть движение запаса — закупки и склад используют один каталог и одни складские записи, поэтому нет ни второго ввода, ни сверки между ними.
Можно ли обязать сверять счета до оплаты?
Да. Трёхстороннее сопоставление заказа, приёмки и счёта — настраиваемое требование. Насколько оно строгое, решает ваш администратор.
Чем персонал подрядчика отличается от сотрудников?
Они относятся к поставщику, а не к вашему штату, поэтому и заводятся в закупках. Всё остальное одинаково: сертификаты, сроки и проверки компетентности перед допуском к работе.
Откуда берутся оценочные карты поставщиков?
Из истории поставок и качества, уже записанной по заказам и приёмкам этого поставщика. Это не отдельная анкета, которую кто-то должен заполнить.
Можно ли импортировать наш список поставщиков и каталог?
Да, оба поддерживают импорт и экспорт CSV. Согласовать категории до первого импорта избавит от переделки, ведь каталог общий со складом, производством и финансами.