Rekvisisjoner kommer som e-poster
Noen ber om noe, noen andre godkjenner i et svar, og den eneste dokumentasjonen på hvorfor det ble kjøpt, ligger i en innboks.
Innkjøp
Fra anskaffelse til betaling, med papirarbeidet allerede gjort
Fra rekvisisjon til innkjøpsordre til varemottak til leverandørfaktura — én kjede, én varekatalog og de godkjenningene økonomiavdelingen allerede ber om.
Ni verktøy · Trepunktsavstemming · Deler varekatalogen med Lager og Produksjon
Illustrerende produktvisning med eksempeldata. Be om en live gjennomgang.
Før Caspian ERP
Å kjøpe går fort; å bevise hva dere kjøpte, gjør det ikke
Selve ordren er lett. Å avstemme ordren, leveransen og fakturaen tre uker senere er der kostnaden ligger.
Ingen klarer å matche tre dokumenter
Ordren sier ett antall, følgeseddelen et annet, fakturaen et tredje. Å avstemme dem er manuelt, tregt, og der pengene lekker i stillhet.
Leverandørytelse er anekdotisk
Alle vet hvilken leverandør som er sen. Ingen kan vise det i kontraktsgjennomgangen, så den samme leverandøren fornyes igjen.
Hva det gjør
Hele kjeden, koblet fra ende til ende
Hvert dokument opprettes fra det forrige, så tallene kan ikke drive fra hverandre.
Rekvisisjoner med en reell godkjenningsvei
Behovet meldes der det oppstår, godkjennes av rett person og tar begrunnelsen med seg videre.
- Meldes av avdelingen som trenger varen
- Rutet til godkjenning mot deres egne grenser
- Konverteres til en innkjøpsordre uten ny inntasting
- Begrunnelsen for kjøpet blir hengende ved
Innkjøpsordrer som følges til mottak
Ordrer utstedt mot godkjente rekvisisjoner og fulgt til levering.
- Utstedt til en leverandør fra registeret, med avtalte betingelser
- Linjer hentet fra den delte varekatalogen
- Status synlig fra utkast til fullt mottatt
- Delleveranser håndteres i stedet for å fuskes bort
Varemottak og trepunktsavstemming
Hva som kom, kontrollert mot hva som ble bestilt og hva som ble fakturert.
- Mottak registreres på lageret, mot ordren
- Antall og avvik registreres ved porten
- Lageret oppdateres av den samme handlingen
- Fakturaen matches mot ordre og mottak før den betales
Leverandører, kontrakter og leverandørkort
Ett leverandørregister som holder forretningsforholdet, ikke bare et navn og en adresse.
- Leverandørregister med kontakter, betingelser og dokumenter
- Kontrakter med datoer, verdier og synlig fornyelse
- Leverandørkort bygd av leverings- og kvalitetshistorikk
- Ytelse dere kan vise fram i en gjennomgang, ikke bare påstå
Entreprenørpersonell holdt til deres standard
Folkene en leverandør sender til anlegget, følges med de samme kompetansereglene som deres egne ansatte.
- Entreprenørpersonell registrert mot sin leverandør
- Sertifikater og gyldighet følges som for en ansatt
- Synlig i de samme kompetansekontrollene før mobilisering
- Ingen blindsone fordi noen står på en annen lønnsliste
Én varekatalog for hele plattformen
Varen dere kjøper, er varen dere lagrer, forbruker og fakturerer mot.
- Én katalogpost delt på tvers av moduler
- Innkjøpsvare, lagerlinje, stykklistekomponent og fakturalinje stemmer overens
- Ingen koblingstabell mellom innkjøp og lager
- Innkjøpsanalyse som betyr noe, fordi kodene er konsistente
Fra rekvisisjon til betaling, uten ny inntasting
Hvert steg skaper det neste, og trepunktsavstemmingen skjer fordi dokumentene allerede refererer til hverandre.
Rekvisisjon
Godkjent
Innkjøpsordre
Varemottak
Leverandørfaktura
Betaling
Hvert verktøy i modulen
Ni verktøy fra anskaffelse til betaling
Hele kjeden, pluss leverandørforholdet rundt den.
Rekvisisjoner
Interne innkjøpsforespørsler med begrunnelse og godkjenning, meldt av avdelingen som trenger varen.
Innkjøpsordrer
Ordrer utstedt til leverandører mot godkjente rekvisisjoner, fulgt fra utkast til fullt mottatt.
Leverandører
Leverandørregisteret — kontakter, betingelser, dokumenter og historikken bak forholdet.
Personal
Entreprenørpersonell levert av leverandører, fulgt med de samme kompetanse- og sertifikatreglene som ansatte.
Varer
Den delte varekatalogen som innkjøp, lager, produksjon og økonomi bruker likt.
Kontrakter
Leverandørkontrakter med verdier, datoer og synlig fornyelse, så ingenting ruller videre ubemerket.
Varemottak
Det som faktisk kom, registrert mot ordren — og den samme handlingen som flytter lageret i Lager.
Leverandørfakturaer
Leverandørfakturaer matchet mot innkjøpsordren og varemottaket før de når betaling.
Leverandørkort
Leverings- og kvalitetsytelse per leverandør, bygd av data og ikke av hukommelse.
Sammenkoblet, ikke påmontert
Der kjeden krysser inn i andre moduler
Innkjøp er punktet der penger, materiell og mennesker kommer inn i driften.
Lageret beveger seg ved mottak
Å registrere varemottaket er det som legger varen inn på lageret — det finnes ikke noe andre registreringssteg for å holde lageret riktig.
Fakturaer blir til leverandørgjeld
En matchet leverandørfaktura flyter inn i hovedboken med konto og avgiftsbehandling, klar for betaling.
Innleide i matrisen
Leverandørpersonell kontrolleres for kompetanse akkurat som ansatte, så et innleid lag kan ikke møte opp usertifisert.
Hvem som bor i den
For alle som er borti et innkjøp
Fra den som trenger det, til den som betaler for det.
Innkjøper
Gjør godkjente rekvisisjoner om til ordrer, purrer på leveranser og har leverandørytelsen klar til neste gjennomgang.
Lagerholder
Registrerer hva som faktisk kom ved porten — og oppdaterer i samme handling lageret og muliggjør fakturamatchingen.
Økonomicontroller
Betaler mot en trepunktsavstemming i stedet for mot en PDF og et håp, og kan spore enhver kostnad tilbake til rekvisisjonen.
Din å forme
Konfigurer innkjøp etter godkjenningskulturen deres
Godkjenningsgrenser er et policyvalg, ikke en produktbegrensning.
- Sett godkjenningsgrenser og hvem som signerer på hvert nivå
- Bestem om innkjøpsordrer krever et matchet mottak før fakturering
- Strukturer varekatalogen med egne kategorier og koder
- Velg hvilke avdelinger som kan melde rekvisisjoner og hvilke som kan utstede ordrer
- Følg entreprenørpersonell mot de samme opplæringsmodulene dere bruker internt
Innkjøp · Innstillinger
| Innstilling | Verdi |
|---|---|
| Godkjenning av rekvisisjon | 2 nivåer |
| Trepunktsavstemming | Påkrevd |
| Ordrenummerering | PO-##### |
| Leverandørkort | Kvartalsvis |
| Kompetanse hos innleide | Samme som ansatte |
Spørsmål om Innkjøp vi ofte får
Oppdaterer et varemottak lageret automatisk?
Ja. Mottaket er lagerbevegelsen — innkjøp og lager deler den samme varekatalogen og de samme lagerdataene, så det finnes verken en andre registrering eller en avstemming mellom dem.
Kan vi kreve at fakturaer matches før betaling?
Ja. Trepunktsavstemming mellom innkjøpsordre, varemottak og leverandørfaktura er et konfigurerbart krav. Hvor strengt det er, bestemmer administratoren deres.
Hvordan skiller entreprenørpersonell seg fra ansatte?
De tilhører en leverandør og ikke lønnslistene deres, og registreres derfor i Innkjøp. Alt annet er likt: sertifikater, gyldighetsdatoer og kompetansekontroller før de slippes til på en jobb.
Hvor kommer leverandørkortene fra?
Fra leverings- og kvalitetshistorikken som allerede er registrert på den leverandørens ordrer og mottak. Det er ikke en egen undersøkelse noen må fylle ut.
Kan vi importere leverandørlisten og varekatalogen vår?
Ja, begge støtter CSV-import og -eksport. Å avklare varekategoriene før første import sparer omarbeid senere, siden katalogen deles med lager, produksjon og økonomi.