Matrisen er alltid utdatert
En opplæringsmatrise som vedlikeholdes for hånd, er riktig den dagen den utstedes og på avveie ved ukeslutt. Ingen vet hvilken celle som er utdatert før en revisor peker på den.
Personal
Personalposten alt annet leser fra
Hvem som jobber her, hva de er kvalifisert til og når de er tilgjengelige — lagret én gang og sjekket automatisk av tillatelsen, arbeidsordren og reiseplanen.
Åtte verktøy · Delte personaldata · Mater HSEQ, Vedlikehold og Logistikk
Illustrerende produktvisning med eksempeldata. Be om en live gjennomgang.
Før Caspian ERP
Kompetanse bor i et regneark ingen stoler på
I feltoperasjoner er kostnaden ved et utdatert opplæringsbevis ikke administrativ. Den er en person på en jobb vedkommende ikke lenger er sertifisert for.
Sertifikater utløper i stillhet
Et tilkomstbevis eller en helseattest som gikk ut forrige måned, sier ikke fra selv. Det dukker opp når arbeidslederen står på arbeidsstedet med et lag som allerede er mobilisert.
Fravær avtales i meldinger
Godkjenninger skjer i chat, saldoer diskuteres fra hukommelsen, og den som planlegger neste måneds rotasjon, har ingen ett sted å se.
Hva det gjør
Én personalmappe, lest av hele plattformen
HR er ikke en silo her. Den samme posten som holder et sertifikat, er posten en arbeidstillatelse sjekker før den lar noen signere.
Personalmapper som holder hele bildet
Hver ansatt har én post: avdeling, stillingstittel, kontraktsopplysninger, dokumenter, pårørende og historikk.
- Avdelinger og stillingstitler som strukturerte felt, ikke fritekst
- Dokumenter festet til personen — kontrakter, sertifikater, legitimasjon
- Pårørende lagret der en arbeidsleder faktisk finner dem
- CSV-import og -eksport, så dere kan komme med listen dere har
Fravær med godkjenning og en reell saldo
Søknader opprettes, rutes og godkjennes på ett sted, og saldoen oppdaterer seg selv.
- Søknader med type, datoer og begrunnelse, rutet til godkjenning
- Saldoer som beregnes i stedet for å huskes
- En teamkalender som viser hvem som er borte og når
- Rotasjonsvennlig: fravær ligger ved siden av turnusen, ikke i et annet system
Opplæring som produserer dokumentasjon
Moduler, planlagte økter, registrert oppmøte og sertifikater med utløpsdato.
- Opplæringsmoduler med gyldighetsperiode og hvilke stillinger som krever dem
- Økter med instruktør, sted, dato og deltakerliste
- QR-basert oppmøteregistrering for sikker-jobb-samtaler og innføringskurs
- Sertifikater lagret på personen, ikke på en delt disk
En kompetansematrise som vedlikeholder seg selv
Matrisen er en visning av de underliggende dataene, og er dermed oppdatert per definisjon.
- Person mot opplæringsmodul, fylt fra faktisk oppmøte
- Utløpte og snart utløpte statuser synlige med ett blikk
- Filtrer på avdeling, stilling eller lokasjon før en mobilisering
- De samme dataene styrer tillatelser, arbeidsordrer og reiser andre steder
Fra nyansatt til godkjent kompetanse
Den samme kjeden gjelder for en ansatt og for en innleid som kommer inn via Innkjøp.
Personalmappe
Stillingstittel
Påkrevde moduler
Økt booket
Oppmøte
Matrisen oppdatert
Hvert verktøy i modulen
Åtte verktøy, én ansattpost
Alt i personalmodulen, og hva hver del er til for.
Personal
Ansattregisteret — avdelinger, stillingstitler, kontraktsopplysninger, dokumenter, pårørende og status.
Fraværshåndtering
Søknader, godkjenninger, saldoer og en teamkalender, så fravær planlegges i stedet for å oppdages.
Stillingstitler
Strukturerte stillinger som bærer sine egne opplæringskrav — endre tittelen, og påkrevde moduler følger med.
Opplæringsoversikt
Kompetansestatus på tvers av organisasjonen: hva som er gyldig, hva som snart utløper, og hva som har gått ut.
Opplæringsmoduler
Katalogen over kurs og innføringer, hver med gyldighetsperiode og hvilke stillinger som trenger dem.
Opplæringsøkter
Planlagte gjennomføringer av en modul — instruktør, dato, sted og de som er påmeldt.
Opplæringsmatrise
Personer mot moduler i ett rutenett, bygd fra oppmøtedata i stedet for tastet inn for hånd.
Oppmøte
QR-registrering for økter og sikker-jobb-samtaler — folk skanner, og matrisen oppdateres uten en signaturliste.
Sammenkoblet, ikke påmontert
Grunnen til at kompetanse slutter å være papirarbeid
Et opplæringsbevis som bare bor i HR, er et arkiv. Et som andre moduler leser, er en kontroll.
HSEQ sjekker før en signatur
Arbeidstillatelser, løfteplaner og risikovurderinger signeres av navngitte personer — og personene er de samme postene HR holder.
Vedlikehold tildeler etter kvalifikasjon
En arbeidsordre går til en tekniker, og teknikerens sertifikater og kalibreringskompetanse ligger i personalmappen.
Innleide holdes til den samme regelen
Leverandørpersonell følges opp med de samme kompetansekravene som ansatte, så et innleid lag blir ikke en blindsone.
Hvem som bor i den
Bygd for dem som faktisk fører dataene
Tre svært ulike jobber, ett datagrunnlag.
HR-koordinator
Eier personalregisteret, behandler fravær, holder dokumentene oppdatert og svarer på revisjonsspørsmålet uten en ukes forberedelse.
Opplæringsansvarlig
Planlegger økter, registrerer oppmøte med QR-skanning og følger utløpslisten i stedet for å bygge matrisen på nytt hver måned.
Arbeidsleder
Sjekker før mobilisering om alle i laget er gyldige, og ser hvem som har fri neste rotasjon.
Din å forme
Konfigurer HR etter organisasjonen deres
Modulen leveres med fornuftige standardvalg, og en administrator kan forme det meste om uten å kontakte oss.
- Definer egne avdelinger og stillingstitler, og opplæringen hver tittel krever
- Sett gyldighetsperiode per opplæringsmodul, så utløpsvarslene matcher deres standard
- Bestem hvem som godkjenner fravær, og hvem som kan se en annen avdelings data
- Slå av enkeltverktøy — en organisasjon uten et formelt opplæringsprogram kan skjule matrisen helt
- Gi lese-, opprette-, endre- og slette-tillatelser hver for seg per verktøy, så en koordinator kan redigere mens en arbeidsleder bare leser
Personal · Innstillinger
| Innstilling | Verdi |
|---|---|
| Personal synlig for | Egen avdeling |
| Godkjenning av fravær | Nærmeste leder |
| Varsel om sertifikatutløp | 60 dager |
| Registrering av oppmøte | QR-kode |
| Entreprenørpersonell | Inkludert i matrisen |
Spørsmål om Personal vi ofte får
Kan vi importere den personallisten vi har?
Ja. Personal støtter CSV-import og -eksport, så dere kan komme med regnearket dere allerede fører. Stillingstitler og avdelinger opprettes som strukturerte poster, så det lønner seg å avklare dem før første import.
Hører innleide til i HR eller i Innkjøp?
Entreprenørpersonell hører hjemme i Innkjøp-modulen, fordi de tilhører en leverandør og ikke lønnslistene deres — men de følges med de samme kompetansekravene som ansatte og dukker opp i de samme kontrollene. Ingen blir en blindsone på grunn av hvor kontrakten ligger.
Hvem kan se lønn eller kontraktsdokumenter?
Bare de rollene dere tillater. Hvert verktøy har egne lese-, opprette-, endre- og slette-tillatelser, og de håndheves på serversiden. En arbeidsleder kan få opplæringsmatrisen uten å få personaldokumentene.
Oppdateres opplæringsmatrisen automatisk?
Ja. Matrisen er en visning over opplæringsmoduler, økter og oppmøtedata, ikke et dokument noen vedlikeholder. Registrer oppmøte — med QR eller for hånd — så endrer cellen seg.
Kan folk søke fravær fra mobilen?
Ja. Appen er responsiv og fungerer i mobilnettleseren, som også er slik QR-oppmøte er ment å brukes ute i felt.