Die Matrix ist immer veraltet
Eine handgepflegte Schulungsmatrix stimmt am Tag ihrer Ausgabe und driftet bis zum Wochenende. Niemand weiß, welche Zelle veraltet ist, bis ein Auditor darauf zeigt.
Personalwesen
Die Personenakte, aus der alles andere liest
Wer hier arbeitet, wofür er qualifiziert ist und wann er verfügbar ist — einmal gehalten und automatisch von Erlaubnis, Arbeitsauftrag und Fahrtplan geprüft.
Acht Werkzeuge · Gemeinsame Personaldaten · Speist HSEQ, Instandhaltung und Logistik
Beispielhafte Produktansicht mit Musterdaten. Live-Rundgang anfragen.
Vor Caspian ERP
Qualifikation lebt in einer Tabelle, der niemand traut
Im Feldbetrieb sind die Kosten eines veralteten Schulungsnachweises nicht administrativ. Sie bestehen aus einem Menschen an einer Arbeit, für die er nicht mehr zertifiziert ist.
Zertifikate laufen leise ab
Ein im Vormonat abgelaufener Seilzugangsschein oder eine abgelaufene Tauglichkeit meldet sich nicht von selbst. Sie zeigen sich, wenn die Aufsicht mit bereits mobilisierter Mannschaft am Arbeitsplatz steht.
Urlaub wird per Nachricht vereinbart
Freigaben passieren im Chat, Salden werden aus dem Gedächtnis diskutiert, und wer den Turnus des nächsten Monats plant, hat keinen einzigen Ort zum Nachsehen.
Was es leistet
Eine Personalakte, gelesen von der gesamten Plattform
HR ist hier kein Silo. Derselbe Datensatz, der ein Zertifikat hält, ist der Datensatz, den eine Erlaubnis prüft, bevor sie jemanden zeichnen lässt.
Personalakten, die das ganze Bild halten
Jede Person hat einen Datensatz: Abteilung, Stellenbezeichnung, Vertragsdaten, Dokumente, Notfallkontakte und Historie.
- Abteilungen und Stellenbezeichnungen als strukturierte Felder statt Freitext
- Dokumente an der Person — Verträge, Nachweise, Ausweise
- Notfallkontakte dort abgelegt, wo die Aufsicht sie wirklich findet
- CSV-Import und -Export, damit Sie mit Ihrer bestehenden Liste kommen
Abwesenheit mit Freigabe und echtem Saldo
Anträge werden an einem Ort erstellt, geleitet und genehmigt — der Saldo aktualisiert sich selbst.
- Anträge mit Art, Zeitraum und Grund, zur Genehmigung geleitet
- Salden, die berechnet statt erinnert werden
- Ein Teamkalender, der zeigt, wer wann fehlt
- Turnusfreundlich: Abwesenheiten liegen beim Dienstplan, nicht in einem anderen System
Schulung, die Nachweise erzeugt
Module, geplante Termine, erfasste Anwesenheit und Zertifikate mit Ablaufdatum.
- Schulungsmodule mit Gültigkeitsdauer und den Stellen, die sie verlangen
- Termine mit Trainer, Ort, Datum und Teilnehmerliste
- QR-Anwesenheitserfassung für Toolbox-Gespräche und Einweisungen
- Zertifikate an der Person gespeichert, nicht auf einem Netzlaufwerk
Eine Qualifikationsmatrix, die sich selbst pflegt
Die Matrix ist eine Sicht auf die zugrunde liegenden Daten und damit per Definition aktuell.
- Person gegen Schulungsmodul, gefüllt aus echter Anwesenheit
- Abgelaufene und bald ablaufende Stände auf einen Blick
- Vor einer Mobilisierung nach Abteilung, Stelle oder Standort filtern
- Dieselben Daten steuern anderswo Erlaubnisse, Arbeitsaufträge und Fahrten
Von der Neueinstellung zur bestätigten Qualifikation
Dieselbe Kette gilt für Angestellte und für über die Beschaffung geholte Fremdkräfte.
Personalakte
Stellenbezeichnung
Erforderliche Module
Termin gebucht
Anwesenheit
Matrix aktualisiert
Jedes Werkzeug im Modul
Acht Werkzeuge, eine Personalakte
Alles im Personalmodul und wofür jeder Teil da ist.
Personal
Das Personalregister — Abteilungen, Stellenbezeichnungen, Vertragsdaten, Dokumente, Notfallkontakte und Status.
Abwesenheitsverwaltung
Anträge, Freigaben, Salden und ein Teamkalender — Abwesenheit wird geplant statt entdeckt.
Stellenbezeichnungen
Strukturierte Stellen mit eigenen Schulungsanforderungen — ändern Sie die Stelle, folgen die erforderlichen Module.
Schulungsübersicht
Der Qualifikationsstand der Organisation: was gültig ist, was bald abläuft, was verfallen ist.
Schulungsmodule
Der Katalog der Kurse und Einweisungen — jeweils mit Gültigkeitsdauer und den Stellen, die sie brauchen.
Schulungstermine
Geplante Durchführungen eines Moduls — Trainer, Datum, Ort und die gebuchten Personen.
Schulungsmatrix
Personen gegen Module in einem Raster, aus Anwesenheitsdaten gebaut statt von Hand getippt.
Anwesenheit
QR-Erfassung für Termine und Toolbox-Gespräche — man scannt, und die Matrix aktualisiert sich ohne Unterschriftenliste.
Verzahnt, nicht angeflanscht
Warum Qualifikation aufhört, Papierkram zu sein
Ein Schulungsnachweis, der nur in HR lebt, ist Archiv. Einer, den andere Module lesen, ist Kontrolle.
HSEQ prüft vor der Unterschrift
Arbeitserlaubnisse, Hebepläne und Risikobeurteilungen werden von benannten Personen gezeichnet — und diese Personen sind dieselben Datensätze, die HR führt.
Instandhaltung weist nach Qualifikation zu
Ein Arbeitsauftrag geht an eine Fachkraft, und deren Nachweise und Kalibrierqualifikation stehen in der Personalakte.
Fremdkräfte unterliegen derselben Regel
Fremdpersonal wird mit denselben Qualifikationsanforderungen geführt wie Angestellte — eine Fremdmannschaft ist damit kein blinder Fleck.
Wer darin arbeitet
Für die gebaut, die die Daten tatsächlich pflegen
Drei sehr unterschiedliche Aufgaben, ein Datenbestand.
HR-Koordination
Verantwortet das Personalregister, bearbeitet Abwesenheiten, hält Dokumente aktuell und beantwortet die Auditfrage ohne eine Woche Vorbereitung.
Schulungsbeauftragte
Plant Termine, erfasst Anwesenheit per QR-Scan und beobachtet die Ablaufliste, statt die Matrix monatlich neu zu bauen.
Schichtaufsicht
Prüft vor der Mobilisierung, ob alle im Team gültig sind, und sieht, wer im nächsten Turnus frei hat.
Von Ihnen zu gestalten
HR an Ihre Organisation anpassen
Das Modul kommt mit sinnvollen Voreinstellungen, und die Administration kann das meiste ohne uns umgestalten.
- Eigene Abteilungen und Stellen definieren — samt der Schulung, die jede Stelle verlangt
- Gültigkeitsdauer je Schulungsmodul setzen, damit Ablaufwarnungen Ihrem Standard entsprechen
- Festlegen, wer Abwesenheiten genehmigt und wer Daten anderer Abteilungen sehen darf
- Einzelne Werkzeuge abschalten — eine Organisation ohne formales Schulungsprogramm kann die Matrix ganz ausblenden
- Lese-, Anlege-, Änderungs- und Löschrechte je Werkzeug getrennt vergeben — die Koordination bearbeitet, die Aufsicht liest nur
Personalwesen · Einstellungen
| Einstellung | Wert |
|---|---|
| Personal sichtbar für | Eigene Abteilung |
| Urlaubsfreigabe | Direkte Führungskraft |
| Warnung vor Zertifikatsablauf | 60 Tage |
| Anwesenheitserfassung | QR-Code |
| Fremdpersonal | In der Matrix enthalten |
Fragen zum Personalwesen, die uns gestellt werden
Können wir unsere bestehende Personalliste importieren?
Ja. Personal unterstützt CSV-Import und -Export, Sie können also mit Ihrer bestehenden Tabelle kommen. Stellenbezeichnungen und Abteilungen entstehen als strukturierte Datensätze — die sollten Sie vor dem ersten Import festlegen.
Gehören Fremdkräfte in HR oder in die Beschaffung?
Fremdpersonal liegt im Beschaffungsmodul, weil es zu einem Lieferanten und nicht zu Ihrer Lohnliste gehört — es wird aber mit denselben Qualifikationsanforderungen geführt und erscheint in denselben Prüfungen. Niemand wird zum blinden Fleck, nur weil sein Vertrag anderswo liegt.
Wer darf Gehalts- oder Vertragsunterlagen sehen?
Nur die Rollen, denen Sie es erlauben. Jedes Werkzeug hat eigene Lese-, Anlege-, Änderungs- und Löschrechte, serverseitig durchgesetzt. Eine Aufsicht kann die Schulungsmatrix erhalten, ohne Personalunterlagen zu sehen.
Aktualisiert sich die Schulungsmatrix automatisch?
Ja. Die Matrix ist eine Sicht auf Schulungsmodule, Termine und Anwesenheiten, kein von Hand gepflegtes Dokument. Anwesenheit erfassen — per QR-Scan oder manuell — und die Zelle ändert sich.
Können Personen Urlaub vom Handy beantragen?
Ja. Die Anwendung ist responsiv und läuft im Handy-Browser — genau so ist auch die QR-Anwesenheitserfassung im Feld gedacht.